lunes, 7 de septiembre de 2009

LA OFICINA VIRTUAL...

Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.

La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios.
Asimismo existen empresas de servicios como un centro de negocios que oferta oficinas virtuales con el objetivo de minimizar los costes de estructura de una multinacional, pequeña y mediana empresa, y emprendedores o autónomos. Gracias a la domiciliación de sociedades se pueden reducir los gastos iniciales de una oficina física, que pueden ser a menudo costosos.
Con el actual avance de las comunicaciones ya no es necesario disponer de un espacio físico y la domiciliación de sociedades son la elección ideal para negocios de reciente implantación en un territorio concreto.

La capacidad de la oficina automatizada para vincular a las personas electrónicamente ha abierto nuevas posibilidades en la forma como se lleva a cabo el trabajo de oficina. Dicha capacidad incluso ha hecho innecesario que el trabajo de oficina se realice en una oficina. En vez de ello, ese trabajo puede efectuarse en cualquier lugar en el que el empleado se encuentre. El nombre que se da a esta extraordinaria capacidad es la de oficina virtual, término que sugiere que el trabajo de oficina puede efectuarse virtualmente en cualquier lugar en tanto el sitio de trabajo esté vinculado con uno o más de los sitios fijos de la compañía por medio de algún tipo de comunicación electrónica.

Las primeras actividades de oficina virtual tuvieron lugar durante la década de los setenta acompañando la aparición de las microcomputadoras y los equipos de comunicaciones de datos de bajo costo, haciendo factible que las personas trabajaran desde sus hogares.

Ello acaparó rápidamente la atención de programadores, pero también de arquitectos, ingenieros, abogados, y analista económicos-financieros entre otros.

Entre las ventajas de la oficina virtual tenemos:

Menor costo de instalación. La empresa no tiene que contar con tanta capacidad de oficinas, ya que algunos empleados están trabajando en otro lugar. Esto permite reducir los costos de renta y expansión de oficinas.

Menor costo de equipo. En lugar de proporcionar equipo de oficina a cada empleado, los trabajadores a distancia pueden compartir gran parte del equipo de manera similar a como los usuarios de una LAN comparten sus recursos.

Red formal de comunicaciones. Debido a la necesidad de mantenerse informados y recepcionar instrucciones, se está concediendo mayor atención a las redes de comunicaciones, dando lugar ello al desarrollo de mejores sistemas de comunicación.

Menos interrupciones del trabajo. Cuando las tormentas, la lluvia, las inundaciones u otros inconvenientes, inclusive enfermedades, impiden viajar al lugar de trabajo, la oficina virtual hace factible continuar con las actividades, tanto por parte del individuo como de la empresa.

Contribución social. La oficina virtual permite a las empresas contratar personas que de otra forma carecerían de oportunidades laborales, ya se trate de discapacitados, ancianos o padres con hijos pequeños. Pero también personas de alto valor ubicados geográficamente lejos de las oficinas de la compañía.

Pero también deben ser contempladas las desventajas, entre las cuales cabe hacer mención a las siguientes:

Sensación de aislamiento. Al no tener un contacto asiduo con el resto del personal de la empresa, pierden la sensación de ser parte de dicha organización.

Temor a la pérdida del trabajo.

Decaimiento en el ánimo.

Tensión familiar.

Todas éstas desventajas tienen relación con aspectos motivacionales y psicológicos, razón por la cual deberá prestarse especial atención tanto a la etapa de selección de los aspirantes a trabajar como teletrabajadores (trabajadores de oficinas virtuales), como en las actividades de apoyo, retroalimentación, motivación y comunicación.

Hacer factible la oficina virtual implica crear una estrategia viable, siendo los puntos a tomar en consideración los siguientes:

Proporcionar recursos de cómputos. La empresa debe proporcionarles equipos adecuados para el mejor desarrollo o desempeño de sus funciones.

Proporcionar acceso a las fuentes de información. Si el empleado requiere de información para las labores de investigación, la corporación debe proporcionarle las fuentes que el empleado requiera para cumplimentar sus actividades.

Proporcionar suministros diferentes de los de cómputo. Implica suministrar regularmente todos los demás elementos de papelería propios de las actividades de oficina.

Tomar medidas para remitir las llamadas telefónicas. Gestionar eficazmente desde la oficina fija las llamadas de su personal a distancia resulta esencial.

Utilizar llamadas de conferencia. De tal modo se permite a más de dos personas participar simultáneamente de una conversación telefónica.

Programar reuniones periódicas. La compañía debe programar reuniones a las que se espera que todo el personal asista. El propósito de tales reuniones es fomentar un sentido de comunidad entre los empleados, y deben programarse con la frecuencia necesaria para lograr ese resultado.

Seguir una rutina de trabajo. Los trabajadores a distancia deben comprometerse a trabajar durante ciertas horas del día, idealmente en una habitación alejada de las distracciones. Los amigos y parientes deben entender que el empleado está trabajando aunque está en su casa.

En un entorno cada día más competitivo la oficina virtual brinda la posibilidad de expandir la magnitud de las actividades con un incremento menos que proporcional en los costes. La oficina virtual brinda sus beneficios no sólo a empresas del rubro servicios, sino también a empresas manufactureras en todo lo que atañe a las labores de oficina.

La oficina virtual representa una importante posibilidad de mejorar la productividad en las oficinas y de reducir sus costes...


LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

El proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad. Así lo afirma Idalberto chiavenato (2004).

Significa entonces, que el proceso administrativo nos permite tener un dominio mas completo de la empresa puesto que se puede planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.

Según Omar R. y Gómez Castañeda ( ) definen un sistema de información gerencial debe permitir a la gerencia la toma de decisiones basadas en información. Sin embargo, mientras los ERP están diseñados para el manejo de información por transacciones, la información gerencial requiere otro equipo de manejo de la información, más estadístico, de tendencias, comparaciones y análisis, procesos para los cuales loe ERP no están diseñados.

La información gerencial tiene que permitir a los gerentes que puedan tomar las decisiones más idóneas para la ejecución de los planes que se presenten para el beneficio en común de la organización debido a que con un sistema de información que les permita ver la situación actual de la organización se hace mas fácil la creación de nuevas tendencias a desarrollar aunque los sistemas de información no están diseñados para estas labores pueden ser aplicados y enfocados para la toma de decisiones.

Luego de hacer referencia sobre los procesos administrativos es oportuno mencionar que el sistema de información gerencial podemos decir que la información a parte de ser uno de los principales recursos con que cuenta el gerente para la transformación de las ideas también es necesario que se utilice un sistema adecuado para la que los proyectos presentados fluyan con rapidez, ya que de allí se pueden obtener ventajas competitivas en el uso de la tecnología debido que a través de un sistema integrado que muestre el panorama de la organización bien sea a través de una computadora que le muestre los contenidos programáticos que se puedan ejecutar aun sabiendo con que recursos cuenta la empresa al momento preciso y necesario sin estar dudando o atrasando los proyectos por la falta de información.

Los procedimientos por computadoras pueden ejecutarse mediante programas que arrojen presupuestos por partidas que le permitan el acceso rápido a los recursos que posee la empresa para la ejecución de un proyecto

Raymond McLeod Jr, (2006), afirma que son las herramientas y a las técnicas diseñadas para preservar la disponibilidad de la información llevada a cabo por los individuos dominantes y facilitar la toma de decisiones, así como reducir el riesgo. Es un mercado del software y un área en la práctica de la consultoría, relacionada a disciplinas tales como inteligencia competitiva. Un tema particular de la administración del conocimiento es que el conocimiento no se puede codificar fácilmente en forma digital, tal como la intuición de los individuos dominantes que viene con años de la experiencia y de poder reconocer los diversos patrones del comportamiento que alguien con menos experiencia no puede reconocer.

Así mismo es importante acotar que corresponde al conjunto de procesos y sistemas que permiten que el capital intelectual de una empresa u organización aumente de forma significativa, mediante a la gestión de sus capacidades de resolución de problemas de forma eficiente, de manera de generar ventajas que de una u otra manera ayuden al crecimiento desarrollo de una empresa.

En consecuencia, los sistemas de información en los procesos administrativos no son más que la manera más rápida de obtener conocimientos de la realidad presentada en la organización siendo esta muy detallada y precisa ya que de allí depende una buena toma de decisiones en vista que no solo con un computador se puede sostener una plataforma empresarial sin un buen capital humano que lo maneje.

Fundamentos del procesamiento por computadora Procesar datos es el equivalente de pensar para la computadora - calculando, comparando y tomando decisiones. La gente también procesa información. Lo que usted ve, oye, toca y siente es "input" o entrada.
Después usted conecta este nuevo input, con lo que usted ya sabía, observa cómo encaja todo junto, y saca una conclusión, que es su "output" o salida. "Ese horno está caliente. ¡Ahora yo sacaré mi mano de allí! "La clase de "pensamiento" que tiene la computadora es muy diferente del que puede tener la gente.
Las máquinas tienen que pensar de la manera más difícil. Pueden hacer solamente una cosa por vez, un paso a paso continuo. Los procedimientos complejos deben ser desmenuzados en pasos MUY simples. Después éstos pasos pueden ser repetidos miles de millones de veces. Pueden probarse toda clase de opciones y guardar una lista con lo que funcionó y con lo que no. Copyright© 1997-2009 Jan Smith
Según Jan Smith el procesamiento por computadora es la forma de comparar como piensa una computadora y como piensa una persona aunque son formas parecidas ya que el procesamiento de la información es casi igual solo que se hace de maneras diferentes porque una maquina no puede pensar igual a una persona quizás parecida pero jamás igual, debido a que una computadora con solo introducirle una información ella se encarga de hacer el resto cosa diferente al ser humano que tiene que procesar, pensar por mas tiempo para tomar una decisión.
Gestión del conocimiento
La Gestión del conocimiento (del inglés Knowledge Management) es un concepto aplicado en las organizaciones, que busca transferir el conocimiento y la experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización. Usualmente el proceso implica técnicas para capturar, organizar, almacenar el conocimiento de los trabajadores, para transformarlo en un activo intelectual que preste beneficios y se pueda compartir.
En la actualidad, las tecnologías de información permiten contar con herramientas que apoyan la gestión del conocimiento en las empresas, apoyando en la recolección, la transferencia, la seguridad y la administración sistemática de la información, junto con los sistemas diseñados para ayudar a hacer el mejor uso de ese conocimiento.
Según Knowledge Management, la gestión del conocimiento no es mas que la búsqueda de transferencia del conocimiento entre los trabajadores de una organización y que la misma pueda ser utilizada por los demás, ya que tiene técnicas para capturar información a su ves procesar apara transformar al capital humano en potencial de la organización. Aunque en la actualidad la tecnología tiene una grado tan avanzado que le brindan a las organización las herramientas necesaria en materia de seguridad, y en administración a través de sistemas diseñados para estos trabajos.

viernes, 4 de septiembre de 2009

Metodologia del Ciclo de Vida de Sistemas













Sistema de Información Contable

El Sistema de Información Contable nos brinda con mayor facilidad información financiera más completa y detallada para las organizaciones, porque les permite evaluar actuaciones pasadas y les ayuda a preparar planes para el futuro, por medio de los cuales puedan alcanzar susu objetivos y metas financieras.
EL SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dierrección de la empresa ejercer unmero control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones. El Sistema Contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos los cuales deben ser registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
La Información Contable se puede clasificar en dos grandes categorías:
  • La Contabilidad Financiera o la Contabilidad externa.
  • La Contabilidad de Costos o Contabilidad interna

Todo proceso de generación de información en las empresas esta soportado por sistemas que manejan una serie de variables complejas, que ayudan a los gerentes a "generar información". Este proceso no es del todo fácil, ya que llegar a un sistema que soporte cualquier tipo de decisiones, requiere el esfuerzo de muchas personas y horas interminables de trabajo.

Sistema de Informacion

La Figura Anterior la podemos definir como un sistema abierto ya que, posee un conjunto de elementos dinamicamente relacionados en interacción que desarrollan una actividad, para lograr un objetivos o proposito. Contienen nuemrosas entradas y salidas, para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminados.
El Sistema consta de los siguientes elemtos:
Entrada de datos que son la fuente de alimentación de la empresa, para un debido procesamiento y almacenamiento, de esta forma obtener un reporte automatico de los procesos y cambios que se le esten realizando a los datos que ingresaron un avez realizado se pasaria a un analisis más detallado par así detectar algunas faltas a través de un informe o reporte. Ya realizado este proceso se obtienen resultados y un reporte automatico de salida.


jueves, 3 de septiembre de 2009

miércoles, 2 de septiembre de 2009

El Enfoque de Sistemas

El Enfoque Sistémico es, sobre todo, una combinación de filosofía y de metodología general, engranada a una función de planeación y diseño. El análisis de sistema se basa en la metodología interdisciplinaria que integra técnicasy conocimientos de diversos campos fundamentalmente a la hora de planificar y diseñar sistemas complejos y voluminosos que realizan funciones específicas.

El Enfoque de Sistemas se puede caracterizar como:

◦Interdisciplinario
◦Cualitativo y Cuantitativo a la vez
◦Organizado
◦Creativo
◦Teórico
◦Empírico
◦Pragmático

El enfoque de sistemas se centra constantemente en sus objetivostotales. Por tal razón es importante definir primeros los objetivos del sistema y examinarlos continuamente y, quizás, redefinirlos a medida que se avanza en el diseño.

Utilidad y Alcance del Enfoque de Sistemas:

Podría ser aplicado en el estudio de las organizaciones, instituciones y diversos entes planteando una visión Inter, Multi y Transdisciplinaria que ayudará a analizar y desarrollar a la empresa de manera integral permitiendo identificar y comprender con mayor claridad y profundidad los problemas organizacionales, sus múltiples causas y consecuencias. Así mismo, viendo a la organización como un ente integrado, conformada por partes que se interrelacionan entre sí a través de una estructura que se desenvuelve en un entorno determinado, se estará en capacidad de poder detectar con la amplitud requerida tanto la problemática, como los procesos de cambio que de manera integral, es decir a nivel humano, de recursos y procesos, serían necesarios de implantar en la misma, para tener un crecimiento y desarrollo sostenibles y en términos viables en un tiempo determinado.

Diferencia del Enfoque de Sistema con el Enfoque Tradicional y otras áreas del pensamiento como el Enfoque Sistemático:

Bajo la perspectiva del enfoque de sistemas la realidad que concibe el observador que aplica esta disciplina se establece por una relación muy estrecha entre él y el objeto observado, de manera que su "realidad" es producto de un proceso de co-construcciónentre él y el objeto observado, en un espacio y tiempo determinado, constituyéndose dicha realidad en algo que ya no es externo al observador y común para todos, como lo plantea el enfoque tradicional, sino que esa realidad se convierte en algo personal y particular, distinguiéndose claramente entre lo que es el mundo real y la realidad que cada observador concibe para sí.

La consecuencia de esta perspectiva sistémica, fenomenológica y hermenéutica es que hace posible ver a la organización ya no como que tiene un fin predeterminado (por alguien), como lo plantea el esquema tradicional, sino que dicha organización puede tener diversos fines en función de la forma cómo los involucrados en su destino la vean, surgiendo así la variedad interpretativa. Estas visiones estarán condicionadas por los intereses y valores que posean dichos involucrados, existiendo solamente un interés común centrado en la necesidad de la supervivencia de la misma.

sábado, 15 de agosto de 2009

Sistemas de Informacion Gerencial Y el Gerente

Los ultimos años se han caracterizado por un substancial crecimiento en la instalación de sistemas de información diseñados para el manejo integral de los recursos corporativos, más conocidos como Enterprise Resource Planning Software. Buena parte de este crecimiento se debe a la proximidad al año 2000 y los consabidos problemas que pueden causar sistemas anteriormente instalados: es relativamente más económico implementar aplicaciones como SAP, Oracle y otras, que desarrollar los cambios pertinentes en las aplicaciones actuales. Esta economía es en su mayoría en tiempo de implementación, y en algunos casos en costo.

Dado que la inversión económica es alta, se ha vendido también su utilización como la posibilidad, por fin, de tener un sistema de información gerencial. En nuestra definición, un sistema de información Gerencial debe permitir a la Gerencia la toma de decisiones basadas en información oportuna, y veraz. Sin embargo, mientras los ERP están diseñados para el manejo de información por transacciones, la información gerencial requiere otro tipo de manejo de la información, más estadístico, de tendencias, comparaciones y análisis, procesos para los cuales los ERP no están diseñados.

Esta es la razón fundamental por la cual un Sistema de Información Gerencial normalmente no está incluido dentro de las grandes aplicaciones de ERP. Un sistema optimizado para el manejo diario de grandes volúmenes de información transaccional como la facturación, la explosión de materiales, los abonos a la cartera, o la contabilización del movimiento de la empresa, no se puede sobrecargar con el proceso de información histórica y comparativa de resultados.

Para la implementación del Sistema de Información Gerencial es importante hacer claridad que la información oportuna no implica tener la última factura o el último pago registrado en este sistema. La información gerencial se produce con base en movimientos históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones. Es muy poco lo que la factura de hace tres minutos pueda afectar este análisis. Normalmente se define como período apropiado de oportunidad, el movimiento del día anterior. Es decir, a las 8 de la mañana de hoy debo tener la información con movimiento hasta las 8 de la noche de ayer. Es importante entonces que en los procesos transnacionales se incluyan unos procesos posteriores de resume o clasificación en otras bases de datos distintas a las diarias para poderlas utilizar en el proceso de análisis sin entorpecer la operación.

Por otro lado, la información transaccional no es suficiente. Se requieren definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la compañía, como la tasa de cambio del dólar, o la tasa de interés bancario, e información que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de operación.

Hoy en día existe la tecnología que permite el establecimiento de sistemas de información gerencial en la profundidad y complejidad que se quiera. Conozco de empresas que presentan a su gerente, seis a ocho semáforos con indicadores de Verde, Amarillo y Rojo dependiendo del resultado del día anterior del indicador definido. Se tiene la posibilidad de irse hasta el detalle en cualquiera de éstos semáforos, para determinar las causas de su estado, y así poder tomar decisiones que permitan corregir o aprovechar la situación.

La definición de un sistema de información gerencial se fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestión, números que permitan medir cómo avanza la compañía hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer un SIG en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos. La mayor dificultad es el establecimiento de estos indicadores.

Se espera que la información transaccional que se procesa en los ERP produzca la información requerida de estas transacciones en el sistema de información gerencial. Por esta razón es imperante que las definiciones que se hacen a nivel de codificación en los ERP tengan presente que se requerirá clasificaciones en múltiples formas aún no definidas, para el SIG. Una definición equívoca de estas codificaciones, en aras de la celeridad para su implementación, puede definir la imposibilidad de establecer un SIG que realmente cumpla con el objetivo de presentar la información requerida para tomar decisiones.

Analisis del Articulo
Luego de haber leido el articulo anterior podemos concluir que el el Sistema de Información Gerencial es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores.

Los sistemas de información constituyen una herramienta de suma importancia para realizar las funciones de cualquier organización por muy pequeña que esta sea, ya que este permite recopilar, clasificar, procesar interpretar y resumir cantidades de datos que permitirán la toma eficiente de decisiones.